活動預算是活動策劃必須做的事情，決定瞭(le)活動的方方面面，這是活動的基礎。活動策劃者，要明白企業以及參會者想從活動中得到什麽，並(bìng)以此來安排活動目的地、活動日程以及活動花費等。

活動的目的確立之後，評價活動的需求就成瞭(le)關鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規劃，以及活動放在一周的什麽時間舉辦等。以上所有因素都會對預算産生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級别較高，成本可能就會更高一些。特别的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪裏會影響到活動的地點的選擇，當然也會影響到成本。在收集瞭(le)以上信息之後，活動策劃者應當起草一個預算計劃，以幫助計算收入和支出。回顧一下上一屆活動的曆史，如果有的話，就有助於(yú)降低活動相關的成本
。

活動花費一般分爲以下幾個部分，包括客房、交通運輸
、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個種類中，預算策劃應該包括3個欄目：一是預期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做並(bìng)不重要，重要的是要明白你關注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中，把與活動開支相關的内容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個收入數據表格。當然，隻有在會後才能知道的數字，一般需要留出10%左右的預算作爲不可預見開支。